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Agiles Projetmanagement – was KANBAN kann …

Lesezeit: 3 Minuten
Wieder einmal wurde darauf vergessen, das aktuelle Social Media Posting zeitgerecht online zu stellen? Die Zeitschiene für das neue Projekt läuft nicht ganz rund? Geht net gibt’s net – und Kanban ist die Lösung.
Prozesse, den Workflow bei einem Projekt bzw. überhaupt im Arbeitsalltag verbessern – oft stößt man hier bei größeren Projektgruppen an gewisse Grenzen in Bezug auf einen reibungslosen Ablauf.
Das Problem: Fast immer, wenn mehrere Personen in einen Ablaufprozess involviert sind, ergeben sich Kommunikationslücken. Nur wie ist es möglich, diese einfach und ohne großen Aufwand zu minimieren bzw. vielleicht sogar ganz „abzustellen“. Eine Lösung ist dabei nicht weit, denn: Kanban kann’s 😉
Nicht nur im Arbeitsalltag – auch im Studentenleben ist ein ein geregelter und für alle verständlicher und übersichtlicher Ablauf ein wichtiger Garant für den Gesamterfolg. In diesem Zusammenhang durften wir in unserer letzten Präsenzwoche in einer Vorlesung von Sascha Stoltenow in die Welt von Kanban eintauchen.
Mit dieser Methode soll einerseits die Wertschöpfungskette verbessert bzw. Durchflüsse optimiert und Prozesse visualisiert werden. Egal ob es sich dabei um:
  • größere Projekte
  • einen redaktionellen Arbeitsprozess
  • oder auch um eine Selbststeuerung handelt.

Es lebe die Zettelwirtschaft

Das Wörtchen Kanban kommt ursprünglich aus dem japanischen und heißt Karte. Und hier liegt auch schon der gesamte „Zauber“ dieses Organisationstools. Auf Post-It Kärtchen wird die jeweilige durchzuführende Maßnahme in die Mitte des Kärtchens geschrieben. Links oben – das Projekt. Rechts oben – die Verantwortliche(n) Person(en). Links unten das Startdatum und rechts unten des Enddatum.
Das Prinzip dahinter: mache Betroffene zu Beteiligten. Klebe alles was gemacht werden muss auf eine Wand (sozusagen eine Liste aller Aufgaben). Kanban hilft nun Fragen zu beantworten: Wer was wann macht.
Es schafft Transparenz, macht Dinge sichtbar und hilft Aufgaben zu vergeben.
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Die Kanban-Zutaten

Neben den bereits beschriebenen Kärtchen wird nun noch ein Kanban Board benötigt.
Spalten auf dem Board (wie zB Backlog, Planung, Umsetzung, Ferti g) sollen die jeweiligen Schritte bzw. Phasen abbilden.
Die Kernaufgaben dahinter:
  • Visualisiere den Prozess
  • Begrenze die Menge an paralleler Arbeit
  • Manage den Durchfluss und optimiere ihn
  • Mache die vereinbarten Regeln für den Prozess transparent
  • Implementiere Feedback Mechanismen
  • Führe gemeinschaftliche Verbesserungen durch

„Wos liegt des pickt“ – der Ablauf

Zeige den anderen was du arbeitest und erreiche einen besseren Austausch / Transparenz.
In gemeinsamen Meetings wird eine Liste aller zu erledigenden Aufgaben erstellt (Backlog).
Basierend darauf:
  • Starte wo du bist (du kannst auf deine bestehenden Prozesse aufbauen)
  • Vereinbare schrittweise und evolutionäre Veränderung
  • Akzeptiere bestehende Verantwortlichkeiten und Rollen
  • Fördere Leadership auf allen Ebenen bzw. Organisationen
In kurzen Stand-Ups wird der aktuelle Status-quo besprochen:
  • Wo ist Bewegung
  • Wo sind Blockaden
  • Was ist neu hinzugekommen
  • Wo gibt es Hindernisse
  • Wo brauche ich Unterstützung
  • Wie priorisieren wir Engpässe

Zu Oldschool?

Und alle die sich jetzt noch denken – zwar coole Sache aber für unser papierloses Büro doch etwas zu Oldschool – Kanban kann natürlich auch digital …
… und ein gutes Beispiel dafür bringt Michael Stangl auf seinem Blog – wie man mittels Trello im Kanban-Style einen Redaktionsplan erstellen kann – reinklicken lohnt sich 😉
Bernd Walter

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